Myyräncolo

Kokous ja tapahtumatilojen käyttöehdot

Haluamme että asiakkaamme ja vieraamme voivat viettää mahdollisimman onnistuneita ja muistorikkaita hetkiä Myyräncolon kulttuurikeskuksen tiloissa. Siksi edellytämme seuraavien sääntöjen ja ohjeiden noudattamista.

Tilojen varaaminen

Neukkarit (1, 2 ja 3), treenitila, päivähuone sekä radio- ja podcast studio 3:n käyttö varataan Myyräncolon verkkosivuilta (www.myyrancolo.fi/tilat) löytyvällä varauskalenterilla. Skenesalista sekä galleriasta lähetetään varauspyyntö sivuilta löytyvällä lomakkeella. Skenesalin ja Gallerian vahvistetut varaukset pyritään myös merkitsemään varauskalenteriin, mutta vapaista ajoista kannattaa varmistua toimistolta.

Tilojen varaajan tulee olla täysi-ikäinen yksityishenkilö tai oikeustoimikelpoinen yhteisö. Tilojen varaajan tulee kertoa varauksen yhteydessä viralliset nimi ja yhteystiedot (puhelin ja sähköpostiosoite). Skenesalin varauksen yhteydessä yksityishenkilön tulee luovuttaa myös henkilötunnus.

Varattavassa tilassa järjestettävä tilaisuus ei lähtökohtaisesti saa häiritä Myyräncolon muuta toimintaa, asiakkaita tai käyttäjiä. Melua tai häiriötä aiheuttavista yleisötilaisuuksista sovitaan tapauskohtaisesti tilan haltijan ja tarvittaessa viranomaisten kanssa. Tilaisuuden sisältö tai luonne ei voi olla ristiriidassa Suomen lain kanssa tai hyvän tavan vastainen. Tiloja ei vuokrata rasistiseen tai ihmisryhmiä syrjivään toimintaan.

Varauksen vahvistaminen

Muiden tilojen paitsi Skenesalin ja Gallerian osalta varaukset tehdään verkossa ja ne astuvat voimaan kun järjestelmästä on tullut automaattinen varausvahvistus sähköpostitse. Mikäli varaajalla on ollut aikaisempia tilavuokria maksamatta tai tilan käyttöön on liittynyt sääntöjen vastaista toimintaa, Myyräncolo voi peruuttaa varauksen.

Skenesalin ja Gallerian osalta varaus vahvistetaan erikseen viiden (5) työpäivän sisällä lähetettävällä vahvistuksella ja astuu voimaan kun vahvistuksessa ilmoitettu ennakkomaksu on maksettu. Ennakkomaksu on 50 % tilavuokrasta. Mikäli varaajalla on ollut aikaisempia tilavuokria maksamatta, Myyräncolo voi edellyttää, että vuokra maksetaan kokonaisuudessaan ennakkoon. Anniskeluun ja tarjoiluun liittyvät ehdot on kerrottu kohdassa ”Tarjoilut”

Varausvahvistuksessa kerrotaan varauksen yksityiskohdat, varausehdot ja hinnat. Muutokset on tehtävä kirjallisesti tai suullisesti Myyräncolon toimistoon. Muutokset ovat voimassa kun Myyräncolo on vahvistanut ne.

Myyräncolo pidättää oikeuden olla hyväksymättä varausta syytä ilmoittamatta.

Tilaajalla on oikeus seuraavien peruutusehtojen puitteissa perua vahvistettu tilaisuus Skenesalin ja Gallerian osalta 14 vrk ennen tapahtumaa ja muiden tilojen osalta 3 vrk ennen tapahtumaa. Myöhemmin perutusta varauksesta veloitetaan 50 % tilavuokrasta. Myyräncolon vuokralaiset voivat kuitenkin peruuttaa neuvottelutilojen käytön veloituksetta vielä samana päivänä.

Tarjoilut

Skenesalissa on anniskeluoikeudet, joten varaajalla on mahdollisuus pyytää, että baari on avoinna varauksen aikana. Kaikkiin tiloihin on mahdollista saada kahvitarjoilu sekä lounas tai muu ruokatarjoilu. Ruokajuomiin voi tilata alkoholitarjoilun kuitenkin vain Skenesaliin.

Anniskelun vähimmäismyyntivaatimus on 100€/h. Mikäli myynti on vähintään 2 000 € illassa, tilavuokraa ei veloiteta.

Ruoka- ja juomatarjoilut tulee vahvistaa seitsemä (7) vuorokautta ennen tilaisuutta. Erityisruokavaliot ja ruoka-aineallergiat tulee ilmoittaa samalla aikataululla. Juomat laskutetaan todellisen kulutuksen mukaan heti tilaisuuden jälkeen. Myyräncololla on yksinoikeus tarjoiluun Skenesalissa, joka on anniskelualuetta ja jossa omien juomien nauttiminen on alkoholilain nojalla kielletty. Muissa tiloissa asiakas voi järjestää tarjoilun haluamallaan tavalla.

Anniskelualue

Skenesali ja katutason baaritila on anniskelualuetta, jossa omien juomien nauttiminen on kiellettyä. Näissä tiloissa järjestettävissä tapahtumissa alkoholitarjoilu tulee tilata Myyräncolon kautta. Anniskelu päättyy klo 1:30, jonka jälkeen on vielä tunti aikaa nauttia juomista.

Tapahtumatekniikka

Kaikkiin tiloihin on mahdollista saada tilan käyttötarkoituksen mukainen  esitystekniikka ja äänentoisto (ks. liite). Tarvittava tekniikka tulee tilata kokoustiloihin viimeistään 3 vrk ennen tilaisuutta. Treenitilassa on lisäksi sähköpiano ja studiotilassa asianmukainen varustus radio- ja podcast ohjelmien tekoon.

Skenesalissa järjestettävien keikkojen edellyttämän valo- ja äänitekniikan käytöstä tulee sopia Myyräncolon kanssa hyvissä ajoin, kuitenkin viimeistään 7 vrk ennen tapahtumaa sekä tilata tarvittaessa Myyräncolon välittämä ääniteknikko. Ääniteknikon palkkio on 50 €/tunti, minimiveloitus kolmelta tunnilta.

Kaikissa tiloissa on kielletty avotulen teko ja muut pyrotekniset tehosteet. Koska tiloissa on automaattinen palohälytysjärjestelmä. Savukoneen käytöstä Skenealissa tulee sopia ennakolta.

Järjestyksenvalvonta

Varaaja vastaa tarvittavan järjestyksenvalvonnan järjestämisestä. Tilaisuuksissa joihin on tilattu anniskelu, järjestyksenvalvonta tulee tilata Myyräncolon hyväksymällä tavalla. Lähtökohta on että Skenesalissa järjestettävissä yleisölle avoimissa anniskelulla varustetuissa tilaisuuksissa (muut kuin perhejuhlat tai henkilökuntatilaisuudet) tulee olla 2 järjestyksenvalvojakortin omaavaa järjestyksenvalvojaa.

Varaaja on velvollinen huolehtimaan, että tilaan ei pääse ulkopuolisia, eikä tilassa tai sen välittömässä läheisyydessä synny järjestyshäiriöitä.

Viranomaisilmoitukset ja maksut

Varaaja sitoutuu tarvittaessa huolehtimaan lakisääteisistä viranomaisilmoituksista ja maksuista  (mm. ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille, Teosto, pääsylippujen alv) sekä esiintyjille sovituista korvauksista. Näiden laiminlyönti johtaa jatkossa vuokrausoikeuden menettämiseen.

Rakennus- ja purkuajat

Veloitamme tilavuokran myös rakennus- ja purkuajalta, joten niihin tarvittava aika on hyvä varmistaa jo varausta tehdessä. Tilaajalla ei ole oikeutta tehdä muutoksia varaamiinsa tiloihin, pystyttää tai kiinnittää tilapäisiä rakenteita, opasteita tai muuta rekvisiittaa sopimatta tästä etukäteen. Varaajan käytössä on tapahtuma-aikaan a-ständejä.

Kulku tiloihin

Kulku “Neukkari 1” tilaan tapahtuu rakennuksen ulkopuolelta pysäköintipaikan puolelta. Kulku “Neukkari 2”, “Neukkari 3”, “Treenitila”, “Studio 3” ja “Päivähuone” tiloihin tapahtuu A-portaan kautta. Yleisön kulku  “Skenesaliin”  tapahtuu rakennuksen pihalta. Esteetön kulku saliin tapahtuu opastettuna A-portaan kautta. Roudaus Skenesaliin tapahtuu autohallin kautta, jonne pääsee ramppia myöten Jönsaksentieltä.

A-portaan ulko-ovi on avoinna päivittäin 8:00 - 20:00. Autohalli on avoinna arkisin klo 8:00 - 20:00. Muina aikoina kulusta sovitaan vahtimestareiden kanssa. Varaajille voidaan toimittaa kännykkään linkki ILoq sovellukseen tai koodit, jolla pääsee Neukkareihin, Treenitilaan tai Studioon.

Backstage

Kulku Skenesalin backstage tilaan tapahtuu roudausoven ja autohallin kautta. Backstage on anniskelualuetta, joten sinne ei saa viedä omia juomia, vaan juomat tilataan baarista.

Tiedotus

Tapahtumia saa mainostaa etukäteen Skenesalin osalta salin ikkunan mainospaikoilla, Myyräncolon pääsisäänkäynnin vasemmalla puolella olevalla mainospaikalla sekä  A-rapun ilmoitustaululla. Tapahtumasta saa mainoksen myös Skenesalin ikkunassa ja A-rapun oikella puolella sijaitseville näytöille, sekä Myyräncolon sosiaalisen median kanaviin. Järjestäjä voi lisäksi itse tallentaa tiedot menoks.fi tapahtumakalenteriin, joka on linkitetty Myyräncolon kotisivuille. Skenesalin ikkunassa olevia muiden tapahtumien mainoksia ei saa poistaa, mutta sisäänkäynnin mainospaikka on aina varttu kulloisenkin tapahtuman järjestäjälle.

Siivous ja mahdollisesti rikkoutunut kalusto ja rakenteet

Varaaja vastaa siitä, että tilat luovutetaan varausajan päättyessä siivottuina ja hyvässä kunnossa. Jätteet tulee lajitella autohallista löytyviin jäteastioihin (sekajätepuristin, pahvipuristin, paperinkeräys, lasinkeräys, metallinkeräys ja biojäte). Ylimääräisestä siivouksesta veloitetaan 50€/h alkavalta tunnilta. Muun kuin normaalin käytön seurauksena rikkoutuneen kaluston ja rakenteiden korjaustyöt veloitetaan todellisten kustannusten mukaisina kuitenkin vähintään 50 €/h.

Laskutus

Laskutusta varten tulee etukäteen ilmoittaa tarkka laskutusosoite vahvistuksen yhteydessä. Suosittelemme verkkolaskusta. Skenesalin varauksista peritään ennakkona 30 - 50 % varauksen yhteisarvosta. Ennakkoa ei peritä Myyräncolon vuokralaisilta eikä julkisyhteisöiltä. Loppulasku veloitetaan heti tilaisuuden jälkeen. Maksuehto kymmenen päivää netto.

Tilavuokrat laskutetaan välittömästi tapahtuman jälkeen varaajan ilmoittamalla laskutusosoitteella. Maksuaika on 10 vrk/netto. Maksumuistutuksen lähettämisestä peritään 25 € muistutusmaksu. Lisäksi peritään korkolain mukainen viivästyskorko.

Skenesalin käytöstä peritään lisäksi edellä mainittu ennakkomaksu.

Kaikki alkoholitarjoilu tulee maksaa viimeistään tilaisuuden päättyessä, mikäli laskutuksesta ei ole sovittu ennalta.

Muut maksutavat
Kotimaiset pankkikortit, Visa, Mastercard.

Henkilötietojen käsittely

Tilojen varaajien tiedot tallenetaan Myyräncolon asiakasrekisteriin ja myyntireskotraan. Rekisteröinnin peruste on on asiakassuhde. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, mutta niitä voidaan käyttää asiakassuhteen hoitoon ja tilojen markkinointiin. Myyräncolon rekisteriseloste löytyy täältä.

Vastuu ja vakuutus

Tapahtuman tai sen osallistujien aiheuttamat vahingot ovat varaajan korvausvastuun alaisia. Myyräncolo voi edellyttää, että varaajalla on voimassa oleva vastuuvakuutus. Myyräncolo ei vastaa vieraiden henkilökohtaisista tavaroista.

Force Majeure

Kummallakin osapuolella on oikeus purkaa varaus kirjallisesti ilman minkäänlaista korvausvelvollisuutta sodan, terroritekojen, pakottavien viranomaispäätösten (ei koske suosituksia), lakkojen, luonnonmullistusten tai muiden sellaisten syiden vuoksi joihin osapuoli ei voi vaikuttaa ja joiden seurauksena sopimusvelvoitteiden täyttäminen muodostuu osapuolelle lain vastaiseksi tai mahdottomaksi.